Yüksek teknolojiye kendini uzak hisseden taşra ve KOBİ yöneticileri için basit bir başlangıç:
Bilişim, ya da bilgisayar teknolojisi insanoğlu için ateşin ya da tekerleğin keşfinden sonra eriştiği imkanlardan daha fazlasını sunuyor. Bilgisayarlar neler yapılabilir sorusunun sonsuz cevabı var. Bir yönetici olarak bilgisayarlar yapılabilecek olan şeylerin bir çoğunu yaptıramıyor olabilirsiniz. Ancak yapılması mümkün olanların çokluğuna rağmen, kolaylığı, ucuzluğu ve verimliliğinden haberdar olmanız işlerinizin daha düzgün yürümesi için mükemmel sonuçlara erişim için ilk adımınız olabilir. Nitekim artık, bilişim imkanları ile büyük bir işletmeyi veya kamu kurumunu bırakın, bireyler, hatta çocuklar bile “tarih yazabiliyor”.
Basit bir örnekle durumu izah etmekte fayda var: Yazılım geliştirme veya bazı hazır uygulamalar ile, bir çocuk dahil, milyonlarca kişiye erişerek ticari amaca uygun kişisel verilerini, alışkanlıklarını,alışveriş tercihlerini hatta eposta adreslerini, telefonlarını elde edebilir, ayrıca bu kişilere mesajını en etkin biçimde ulaştırabilir. Artık “iyi planlanmış” bir web uygulamasının daha ilk yayınlandığı gün binlerce insanı çekiyor olması bir efsane değil.
İşte kişisel tarih yazımı budur belki, biraz mübalağayla da olsa. İyi de kişisel olarak tarih yazmak gibi mistik bir amaç, günümüz yöneticisinin neyine yarayacak? Bilişim günümüz yöneticisinin günübirlik sorunlarını, fazla yorulmadan, en az hata ile nasıl çözebilecek? Ya da daha uzun vadede değerlendireceği doneleri en sağlam yoldan nasıl elde edecek? Bu yazı, bilişimin imkanlarını değerlendirerek iş geliştirme niyetinde olan kamudan veya özel sektörden yöneticiler/karar vericiler için en azından ülkemizde, kamu sektörü için taşrada, özel sektörde ise KOBİ’ler için, saklı kalmış ve hiç bir zaman tam olarak değerlendirilememiş bilişim imkanlarını ve bilişim imkanlarının popüler türevleri olan crowdsourcing,veri madenciliği, kalite fonksiyon göçerimi gibi konuları, teknik ayrıntıya inmeden hatta tanımlarına bile girmeksizin aslında bu tür metotlara en çok ihtiyaç duyanlara yöneliktir. Elbette sadece yöneticilerle sınırlı değildir. Nitekim birey-işletme güç farkının en aza indiği alanlardan biridir bilişim sektörü
Şimdi bilişimin “sihirli değneği” ile yöneticilerin işlerine yarayabilecek kısa notları inceleyelim.
Yalnızca dili değil, kulağı da olan kuruluşlar çağı:
Eskiden hep reklamlar vardı. İşletmelerin diliydi bu araçlar. İşletmeler hep bir şeyler söylerdi. “Kalitenin adı”, “Van’ın en iyisi”, “Avrupa’da yeni” gibi özel sektör sloganları ile “Halkımız için”, “Tüyü bitmemiş yetimin hakkını almak için”, “Türkiye’nin geleceği için” gibi kamu kesimi/siyasi kesim sloganları gibi. Bu ifadelerin hepsi, ifadelerin kaynağı kuruluşların dili olarak, yöneticilerinin şahsi gözlemlerine göre “tutacak” terimlerin bir araya getirilmesi ile oluşturulmuş söylemlerdir. Bunun da doğal sonucu olarak “kamu” denen gizemli kalabalığın ne düşündüğü konusu o zamanlar için az dinlenebildiğinden, söylenenler çoğu kez havada kalıyor, hedef kitle için bir şey ifade etmiyordu.
Kamunun ne düşündüğüne dair en temel beylik off-line yöntemlerden olan anketler pahalılığı ve seçim kümesinin her zaman incelenen bütünü temsil edecek heterojenliğe sahip olamamasından dolayı medya istediği kadar göklere çıkarsın pek az muteberdi. Hele bir kamu kurumunun taşra teşkilatı için imkansız, KOBİ için ise ateş pahası idi. Bu nedenle hedef kitlemiz olan kamunun taşrası, özel sektörün kobisi olan kuruluşların dili var, ancak kamuoyunun ne istediğini dinleyecek kulakları yoktu.
Günümüzde ise bilişim sayesinde artık kamuoyunu dinlemek için etkin bir kulak var. O da web. Web denilce akla yine bol reklamlı, eski tip yani hep kullanıcılara bir şeylerin reklamını/propagandasını yapmak yerine, kullanıcıların fikirlerini almayı ve onlara en başta temiz bilgi sunmayı ve sunulan ürün ve hizmetler hakkında en temel ihtiyaç duyacakları verileri sağlamayı hedef edinen web sayfalarından bahsediyoruz.
Kullanıcı dinlemek denildiğinde akla hemen klasik online anketler geliyor. Bunlar hakkında da pek iyimser olmak mümkün değil. Nitekim zaman zaman anket sonucunun -özellikle siyasal anketlerde- gerçek dışı sonuçlanmasını sağlayacak teknik müdahaleler veya ankete yüklenmeye yönelik sosyal ağlarda başlatılan kampanyalar yüzünden bu anketlerin sağlıklı veri sağlaması pek mümkün gözükmüyor.
Şu anda bilişim devlerinin kullandığı yöntemlerin başında, ankette kişiselliği sağlamak adına anketi uzun tutmak veya kullanıcıların mesaj eklemesine olanak veren detaylı anketler kullanmak ya da direkt olarak kullanıcıların mesajlarını değerlendirmek…
Her ürün/hizmet sınıfı için farklı metot kullanılması gerekebilir. Burada aslolan: Kuruluşların hedef kitlelerinin gerçek fikirlerine erişim sağlayabilmeleri için ciddi karar almış olmaları ve bunun takipçisi olmalarıdır.
Bu ciddiyetin bazı kuruluşların uzun ve kapsamlı bir anket karşılığında, ankete katılanlara hediye veya ücret vermesine kadar ilerlediğini söylemeden geçmeyelim.
***
Sırf olsun diye değil, etkileşim yaratmak için web sayfaları
Bir ziyaretçi, sizin sayfanıza neden girer? Bu soruya dürüst cevap verecek olursak, çoğu kez tesadüfen veya işi olduğundan! Sanıldığının aksine -haber siteleri ve sosyal ağlar hariç- ürün veya hizmet sunan web sayfalarına (mikrosite de denmektedir) insanlar çoğu kez web tasarımcıların ve sayfa sahiplerinin sandığı gibi uzun uzun gezinmek için değil, “bakınmak için” giriyorlar. Bu acı gerçeği kullanıcı istatistiklerini sürekli izleyen biri olarak, istatistiklerin ve uzmanların da doğruladığını söylemek gerekiyor.
Eskiden ortalıkta pek Türkçe web sayfası yokken, bugün çoğumuzun zahmet edip de girmeyeceği web sayfalarına dahi girilmekte idi. Bugün ise insanlar internet sitelerinin çokluğuna ve aslında bir çoğunun da cidden kaliteli ve yararlı veriler sunuyor olmasına rağmen internet sitelerini “okumuyor”. Ünlü web tasarım eleştirmeni Steve Krug; sayfalarınızı tasarlarken şu mantığı öneriyor: “Ziyaretçiler okumazlar, tararlar (explore)”. Yani göz gezdirirler.
Ziyaretçilerin ortalama olarak bir mikrositede 3-4 dakika kadar hızlı dolaştığını düşündüğümüzde, web sayfalarımıza sırf boşluk doldurmak için yazılar yazmanın anlamsızlığını idrak etmiş oluruz.
Bunun yerine yine sektör devlerinin metodu, bazen çılgınlık düzeyine varan sadelik. Başka bir deyimle minimalizm. Yani bir sayfanın en az bir tabela kadar yalın olması.
Örneğin bir Valilik web sayfasında standart ziyaretçilerin Valiliğin misyonlarını okuyor olması pek beklenmez. Nadirdir. Ancak hemen hemen hepsi, ilan ve haberlere, Vali’nin özgeçmişine sıklıkla bakarlar. Profil farklı olabilir elbette, Ancak tablonun bu olduğunu varsaydığımızda Valilik sitesinin girişinde “bir zamanlar gelenek olduğu gibi” yarım sayfa vizyonumuz-misyonumuz yazısının hiç bir anlamı kalmayacaktır.
Şöyle de düşünebiliriz: İnternet bankacılığını kullandığınız bir bankanın web sayfasında, bankanın en son ticari enstrümanlarıni incelemek için ne zaman girdiniz? Elbette muhtemelen hiç girmemişsinizdir.
Eski bir esnaf geleneği olan, en çok satanın vitrine konması uygulamasını web’de de uygulamak gerekiyor.
Diğer taraftan, web sayfalarının ilgisiz kalması, sık güncellenmemesi, kullanıcılardan alınan geri-bildirimlerin (feedback) değerlendirilmemesi gibi nedenlerden dolayı, kuruluşunuzun bilinirliğinin azaldığını unutmayın.
Web’de olsa ne olmasa ne demek yerine, insanların web’de geçirdikleri sürelerin uzunluğunu ve sözgelimi ABD hükumetinin sosyal medyayı, insanlarla etkileşim için “etkin” biçimde kullandığını, ve kullanması gerektiğini de vurguladığını unutmayın.
Profesyonel veri yönetimi
Yazının icadından bugüne kadar ister taşın ister papirüslerin ister kağıdın üzerine yazılı olsun bilgi hep lineer olarak satır satır yazılagelmiştir. Bu durum daha sonra veri aramanın zorluğunu da beraberinde getirmiş ve çoğu kez sadece lazım olan verinin kaydının tutulmasına sebep olmuştur. Bugünse binyıllardır devam eden bu kayıt metodu yerine hypertext olarak nitelendirilen veriler aklın sınırlarını zorlayan veritabanlarında istenildiği gibi saklanabiliyor. İstendiği anda aranan bilgiye erişilebiliyor. Dahası veri saklamanın bu kolaylığı sayesinde büyük işletmeler verileri ile ilgili tüm detayları saklayarak gerektiğinde istatiksel analize tabi tutulup değerlendiriyor ve anlamlı veriler elde edebiliyorlar.
Bu konuda, özel sektörde KOBİ’lerin standartlaşan süreçleri için piyasada çokça bulunabilen yazılımları kullanması suretiyle bir iyileşme var. Ancak kamu kesiminde kurumların kurum içi yazışmaları ve vatandaşa sunulan hizmetler dışında, veri yönetimini profesyonel hale getiren uygulamalarına pek rastlanmıyor.
Sözgelimi, bir belediye, içmesularına ait arıza verilerini düzenli tutacak bir veritabanı geliştirebilirse yıllar içinde sıklıkla arıza çıkaran bölgeleri tespit edebilir, bu bölgeler için ek tedbirler alabilir. Bunun için bir personelinin arıza kayıtlarını tarih, nokta ve tip cinsinden işlemesi yeterlidir. Bu uygulamanının daha ötesinde, İsrail’de uygulanacağı belirtilen bir projede bir akıllı-şebeke sistemi vardır. Su şebekesi elektronik olarak basınç sensörlerince izlenmekte basınç dalgalanmaları olduğunda (patlak veya sızdırma) anında patlak noktası ana merkeze bildirilmektedir. Bu sayede patlak nedeniyle su daha yeryüzüne erişmeden tespit edilebilmektedir. Bu ayrıca tespit edilemeyen su kaçakları için iyi bir çözüm olmaktadır. Suyun çok kıymetli sayıldığı İsrail için bu normal bir durum.
Yine trafik kazaları verileri için de böyle bir istatistiksel yönetim (bazı bölgelerde uygulanmaktadır) teknik olarak hatalı kavşak veya bölgelerin tespitinde hızlı çözüm bulmak ve can kaybını en aza indirmek için iyi bir çözüm olacaktır. Ancak maalesef taşra idari anlayışında feci kazaların tekerrürü, kaza mahallerinin incelenmesi için henüz ilk adım olabilmektedir.
Profesyonel veri yönetimi denildiğinde, bundan sadece verilerin kayıt altına alınıyor olması anlaşılmamalıdır. Bu zaten kağıt üzerinde de yapılabilen bir uygulamadır. Veri yönetiminde ikinci aşama “veri madenciliği” aşamasıdır. Veri madenciliği insan gücü ile tasnifi çok zor olan verilerin derlenip, özel olarak filtrelenerek anlamlı veriler elde edilmesi sürecidir. (en çok su arızası çıkaran bölgelerin derlenmesi gibi). Veri madenciliğinden daha da etkin olan aşama ise “karar destek sistemleri” kullanımıdır. Kara destek sistemleri yığın veriler içerisinden yöneticilerin karar vermelerine yardımcı olacak üst sınıf uygulamalardır.
Profesyonel veri yönetimi sadece yöneticilere değil, kamuoyu için de anlamlı veriler elde edilmesi hususunda yararlı sonuçlar ortaya çıkartırlar. Zaman zaman kamuoyunda duyurulan “suç haritaları” bu konuda güzel bir örnek teşkil etmektedirler.
Mobil sistemler ve eşzamanlılık (senkronizasyon):
Bilişim denilince akla hep bilgisayar gelirdi. Şimdi ise trend, bilgisayardan daha fazla zaman geçirdiğimiz mobil cihazlar (cep telefonları, akıllı telefonlar, ipad, netbook,notebook vb.) cihazlara yönelmiş durumda. En azından Google bile normal işletim sistemleriyle ilgilenecek ve bu sektöre girecek diye beklenirken, Android olarak bilinen ve Iphone’nin işletim sistemi olan iOS’a rakip işletim sistemini piyasaya sürerek ile gelecekte bilişimin nereye kayacağı hakkında ipucu vermiş oluyor. Doğrusu hayatın daha çok içinde olan mobil sistemler hız, pratiklik ve verimlilik açısından daha fazla şey vadetmekte.
İş dünyası için de PC odaklı bilişimden daha fazla şey vadediyor mobil sistemler. Mesela şu ana değin örnek verdiğimiz alanlarda veri kaydı için verinin bilgisayar başındaki operatöre getirilmesi gerektiğini tahmin etmişsinizdir. Ancak aynı işletmi mobil cihazlardan veri girişine olanak sağlayacak şekilde düzenlediğinizde, veri eş zamanlı olarak, yani tam da işlem anında, ilgili personelce mobil cihaz üzerine kurulmuş olan uygulamaya girilerek anında merkeze iletilebilir.
Bazı kargo firmalarının personelinin elindeki cep telefonu ile kargoyu teslim aldığınıza dair imzanızı attıktan sonra teslimat bilgisini kaydetmeleri buna güzel bir örnektir. Bu süreçler eş zamanlı olarak gerçekleşmekte, gerek hız gerekse verimlilik açısından işletmeler için çok faydalı olmaktadır.
Tüm bunlar küçücük bir bakkal dükkanının gerçekleştirebileceği ucuzluk ve kolaylıktadır.
Bu konulara yabancı iseniz, anlatılan teknolojiler size NASA belgeseli izliyor hissi veriyor olabilir. Ancak sıkı durun, tüm bunlar gerçekten de bir bakkal dükkanının gerçekleştirebileceği ucuzluk ve kolaylıkta !.. İnternette küçücük dükkanından, hatta evinden turşu, yöresel ürün, el işi vb. satan ve bu sattıklarını bir çok yerleşik teknoloji fukarası “dev”den daha iyi yapan “insanlar” çoğalıyor.
Diğer taraftan kamu kurum ve kuruluşları için işler daha da kolaylaşıyor. Kamu kurumları imkanları dahilinde bu tür projeleri gerçekleştirmek için daha fazla örnek, imkan ve bağlantıya sahipler.
Böyle güzel şeyleri gerçekleştirebilmek için yönetici olarak bu imkanlardan haberdar olmanız ve bu konulara ilgi duymanız, bu hususta iyi bir adım olacaktır.
Paket yazılım satın almakla iş biter mi?
Teknolojinin ne kadar şey sunduğunu duyar duymaz çoğu işletme yöneticisi paket program almaya veya web sayfası yaptırmaya/yenilemeye yönelir. Ancak paket program almadan önce bilinmesi gereken, paket programların sunduğu özelliklerin sektörde en çok aranan özellikler olduğudur. Rutin süreçlerle meşgulsanız bu iyi bir durum. Ancak aynı anda bir çok özellikle gelen bir paket programın fiyatının da buna göre olacağını tahmin etmelisiniz. Diğer taraftan çok fazla özelliği olan paket programların, aynı oranda da kullanım zorluğu olduğunu da unutmamalısınız.
Paket yazılım/web sayfalarına alternatif olarak, sadece sizin istediğinizi gerçekleştirecek yazılımları hazırlatmak çoğu kez bulacağınız adaylar kötü niyetli değilse daha ekonomik ve uzun vadede daha fazla getiriye sahiptir.
Bu hususu da hemen Google’a sarılmadan önce faydalı bir öneri olarak görüyorum.
Teknokrasi bu mu yoksa?
İşletme bölümlerinde yüksek lisans ve doktora alanına giren “yönetim bilgi sistemi” türünden konularla ilgili materyaller ve popüler pazarlama eserleri kitaplar okunduğunda, akla teknoloji kullanımının veya yönetiminin günümüz yöneticisinin neredeyse ayrılmaz bir parçası olarak görüldüğü kanaati uyanıyor.
Ispata muhtaç, ancak inkarı muhal olan bu durum, günümüz teknokrasisi için önemli bir değer. Seçim kampanyalarında kullanılacak slogan için “tam bir crowdsourcing” uygulayan siyasi partiler, yeni anayasa için neredeyse Atina Demokrasisini hatırlatan tam temsile yakın SMS yolu ile fikir beyanı türünden “resmi proje”ler Kamu yönetiminde ve siyasal ilişkiler yönetiminde de en az özel sektör kadar başarılı bilişim deneyimleri yaşatıyor.
Yenilerini, yönetilenler olarak bekliyoruz !